Rara vez, en las conversaciones cuando se habla de una agencia inmobiliaria, oyes mencionar a la coordinadora. Cuentan cuando le llamaron para captar la vivienda que quería vender… qué cómo se enterarían, comentan sobre el agente que le acompañó en la visita, cómo había preparado la agenda con las casas que se ajustaban a lo que le interesaba. De si cuando llegó a la agencia el comercial que le atendió era muy profesional… o no, depende. Pero es que detrás del resultado de esas gestiones tan acertadas, hay otra persona, pendiente de encajar todas las piezas, a la que casi nadie pone cara o confunden al entrar en la agencia con la secretaria, o la recepcionista. Pero no, la coordinadora inmobiliaria, de la que vamos a hablar en esta ocasión es alguien fundamental como vamos a ver: la guerrera en la primera línea de batalla, la que se desdobla, la que multiplica sus brazos como la diosa Durga. Sin embargo parece que fueran transparentes… no se habla de ellas, ni de ellos, que los hay también en este puesto, pero eso sí, el día que faltan ¡bien que se les echa de menos! y su ausencia se teme “más que un nublado”, de esos que estamos viviendo esta primavera.
Para hablar de la labor de coordinación en la agencia inmobiliaria hemos contado esta vez con siete profesionales inmobiliarios que nos dan su opinión y nos cuentan su experiencia, gracias a los cuales podemos ofrecer este informe que esperamos sea esclarecedor sobre la realidad de este puesto, poniéndolo así mismo en valor.
Empezamos por interesarnos en saber desde cuando cuentan en la agencia con una coordinadora.
“Cualquier persona que haya dirigido un equipo, sin importar cual sea el tamaño de la empresa, sabe que la coordinación y la gestión de las tareas son procesos que no resultan sencillos para ningún gerente ni agente inmobiliario. Pero, si a eso le sumamos, tener que gestionar horarios, archivar documentos importantes, responder a las quejas de los clientes y prestar apoyo posventa cuando se solicita, estaríamos hablando de una gestión ¡nivel Dios! Por eso, compartir la carga de trabajo con una coordinadora, sin duda hace que el trabajo sea más llevadero y nos permita tener más tiempo para ocuparnos de lo que realmente sabemos hacer” nos dice Ana Palacios, Coaching & training manager de idealista.
Parece que la importancia de contar con su colaboración dentro del equipo todos la tienen clara. En unos casos han contado con ella desde siempre como nos dice Roberto Fluxá, Gerente de Fincas Fiol en Palma de Mallorca, que afirma que desde los inicios, hace ya 25 años, cuentan con una persona en este puesto, imprescindible para que los clientes se sientan atendidos.
En otros casos la necesidad ha ido surgiendo con el tiempo y a medida que la actividad iba creciendo, como nos cuenta Julia Carrillo, Gerente de Inmobiliaria Carrillo en Valencia. Ella empezó sola en 1999, pero a medida que fueron pasando los años y el volumen de operaciones fue creciendo y el equipo de comerciales también, identificó la necesidad de tener que contar con una persona de apoyo que ayudará en la organización de la oficina: “cuando decidí tener esa figura en mi equipo lo vi primordial para el crecimiento y la gestión óptima del negocio, y poder dedicar mi tiempo a tareas centradas en la captación de clientes y nuevos contactos para seguir generando más trabajo”.
En otras ocasiones, se dieron cuenta de la necesidad cuando la empresa emprendió nueva línea de negocio como nos cuenta Ana Alvarez, Gerente de Playa Flamenca en Orihuela Costa. En su caso, empezaron con la venta de viviendas de segunda mano hace 12 años, “debido a la crisis del 2008, estábamos mi compañero Manuel Grau y yo, entre los dos hacíamos todo”, pero conocieron los cursos de CRS, mira tú por dónde, empezaron a formarse y a poner orden en los procesos. “Conseguimos trabajar de forma más organizada, alcanzar objetivos, y el siguiente paso fue contar con un coordinador, rotaron varias personas hasta que llegó Kevin Paricard, nuestro coordinador desde el 2016”.
El puesto ha ido evolucionando, porque la forma de trabajar también ha ido cambiando, pero hoy por hoy todos coinciden en que es una posición indispensable a cubrir en cualquier agencia con más de dos agentes trabajando.
¿Alguien se atreve a definir en pocas palabras el puesto?
“Es la persona que se encarga del seguimiento de portales, distribución de las demandas, repasar la documentación de las propiedades antes de publicarlas, del material de oficina, de la redacción de contratos, de las reservas, - nos explica Mª José Manteca, Direction & Business Partners Assistant de Vivendex en Barcelona, y continúa - del seguimiento de cobros, de los estudios de mercado, de la comunicación interna, la atención telefónica; es la persona clave en la organización del trabajo en la Agencia”.
“Es la encargada de supervisar y asegurar que todos los procesos de la agencia se lleven a cabo de manera eficiente y coordinada”, nos resume Esther Crespo, Directora de Oficina en Áticos Inmobiliaria en Jerez de la Frontera.
“Es quien asume la responsabilidad de coordinar a buena parte del equipo de la empresa, tanto humano como medios técnicos, con el fin de conseguir que todas las tareas se cumplan, distribuyéndolas a los compañeros de otros departamentos y haciendo seguimiento de todo ello”, concluye Fernando Falomir, Gerente de Aincas en Castellón.
Lo de hacerlo con pocas palabras, ya vemos que era tarea difícil, seguramente imposible para un puesto tan multifuncional y con tal cantidad de microtareas que se acumulan.
Para poder ahondar un poco más en las responsabilidades de este puesto, les pedimos a nuestros colaboradores que identifiquen por una parte las tareas que les llevan más tiempo, y por otra las que resultan vitales, esas que son imprescindibles para el funcionamiento de la agencia.
La coordinadora responde a un perfil de Asistan Comercial.
Mª José Manteca
“Entre las tareas que más tiempo ocupan están la recepción de llamadas en general, –nos dice Fernando–, aunque la gestión documental, que conlleva la preparación, tanto de firmas en privado como en notarias, o los estudios de viabilidad de un arrendamiento o venta son igualmente tareas, que requieren de gestión y tiempo”.
“Cuando se trabaja con alquileres hay que estar muy pendiente del seguimiento de los cambios de titularidad de suministros, de que las compañías de luz, agua y gas hagan los cambios de titularidad una vez se emiten por nuestra parte, confirmar que los clientes atienden las llamadas que posteriormente les realizan por protección de datos o si firman los ejemplares de los contratos que más tarde les envían… ¡Se destina un tiempo significativo para comprobar y realizar el seguimiento y garantizar que el cambio se hace efectivo de forma definitiva!” nos asegura Julia.
Por su parte, Mª José y Roberto, coinciden en que las publicaciones de las propiedades en los portales inmobiliarios y el reparto de los clientes a los agentes para las gestiones externas e internas, así como la introducción de datos en el CRM de gestión, son las cuestiones que más tiempo llevan.
Como nos dice Esther, en general las tareas que llevan a cabo, como la organización de reuniones, la gestión de la agenda, la coordinación de eventos y supervisión de los procesos de ventas y alquileres, requieren todas de una atención permanente y planificada. Ana Palacios apunta algunas cuestiones en este sentido: “tienen que asegurarse de haber obtenido todas las firmas para el contrato de venta, las declaraciones y los distintos documentos de la transacción inmobiliaria. Han de esforzarse por mantener el proceso optimizado, organizado y a tiempo para cumplir con la fecha de cierre del depósito de garantía”. En conjunto como vemos, es un trabajo minucioso, de atención al detalle.
En cuanto a las tareas vitales, parece que la elección tampoco va a ser fácil. Ana Alvarez en un intento por concretar apunta lo siguiente: “considerando que se encargan de un largo etc. de micro tareas imprescindibles, si hay que elegir alguna, diría que la coordinación de la entrega de llaves, registro de visitas con compradores y activar las viviendas después de comprobar que todo el proceso está completo, son cuestiones vitales y que nuestro coordinador tiene perfectamente controladas”.
Su presencia mejora la productividad y la organización de todo el equipo.
Roberto Fluxá
Mª José Manteca, va un poco más allá, al afirmar que para ella las funciones imprescindibles son todas las relacionadas con dar un “push” al Equipo Comercial. “No me refiero a la gestión administrativa, que también, pero las vitales son las propias de una persona que conoce a la perfección al equipo tanto en los aspectos profesionales como en los personales, para así ayudar en todo momento en los procesos internos de la empresa, apoyando a la dirección comercial”.
Además de lo ya mencionado, Fernando Falomir nos dice que en Aincas, puesto que el puesto de coordinación asume también el rol de adjunto de dirección comercial, es imprescindible tener conocimiento de casi todas las tareas que se desarrollan en el despacho, incluso de las incidencias que puedan surgir, para dar traslado al responsable.
Mª José Manteca, va un poco más allá, al afirmar que para ella las funciones imprescindibles son todas las relacionadas con dar un “push” al Equipo Comercial. “No me refiero a la gestión administrativa, que también, pero las vitales son las propias de una persona que conoce a la perfección al equipo tanto en los aspectos profesionales como en los personales, para así ayudar en todo momento en los procesos internos de la empresa, apoyando a la dirección comercial”.
Además de lo ya mencionado, Fernando Falomir nos dice que en Aincas, puesto que el puesto de coordinación asume también el rol de adjunto de dirección comercial, es imprescindible tener conocimiento de casi todas las tareas que se desarrollan en el despacho, incluso de las incidencias que puedan surgir, para dar traslado al responsable.
“Todo es importante, –asegura Esther Crespo–, pero sobre todo la comunicación entre los diferentes compañeros, y la resolución de problemas son las más cruciales; la información debe ser muy fluida para que cualquier cosa se pueda resolver de forma rápida y efectiva”.
“Mucha gente confunde a una coordinadora con un asistente administrativo. –puntualiza Ana Palacios–, ambos realizan tareas administrativas, pero la coordinadora desarrolla una función polifacética, encargándose incluso de tareas comerciales y acciones que podría llevar a cabo un agente inmobiliario, además de tareas tan fundamentales como el marketing inmobiliario o la publicación de inmuebles en los portales”.
Hablemos ahora de las cualidades que debe cumplir la persona que ocupe este puesto, qué buscamos en el candidato a la hora de una selección.
“En primer lugar, un coordinador debe destacarse por su capacidad para realizar múltiples tareas de forma simultánea. –nos empieza a enumerara Alvarez–, esto implica ser capaz de gestionar diversas actividades y proyectos al mismo tiempo, priorizar eficientemente las tareas, y mantener un alto nivel de productividad sin perder calidad en el trabajo realizado. La capacidad de manejar y organizar la carga de trabajo de manera efectiva es esencial para cumplir con los plazos y las expectativas tanto de los clientes como de la empresa”.
“Debe tener una alta capacidad para gestionar y organizar, saber priorizar las tareas y ser muy resolutiva, –nos dice Carrillo–, además de disponer de habilidades personales, ya que debe ser empática y saber trabajar en equipo”.
Fluxá, apunta algún aspecto más: “Psicología para lidiar con los agentes, simpatía para la atención al público, disciplina horaria, puesto que abre y cierra ella la oficina, paciencia para atender a los clientes y muy recomendable que sepa hablar inglés”.
La formación resulta ser otro pilar clave, y abarca lo mismo que sus funciones múltiples campos, requiriendo además una actualización permanente dada la velocidad con la que avanzan las tecnologías y los continuos cambios que que surgen por ejemplo en la legislación.
Fernando Falomir nos cuenta que las dos coordinadoras que tienen en la oficina han seguido formación específica. Fernando y Ana Alvarez coinciden en que deben conocer los conceptos inmobiliarios, quizá no en profundidad, pero tener conocimientos de cada una de las tareas que se realizan en el despacho, por lo que deben tener nociones de legislación, tramitación, comunicación, ventas, captación… “Lo que considero que deben tener 100% controlado es el uso de programas tipo office y tener destreza con toda la parte online, para que su trabajo sea mucho más eficiente” –puntualiza Ana–.
La información fluida ayuda a que cualquier cosa se pueda resolver de forma rápida y efectiva.
Esther Crespo
Julia Carrillo, por su parte, nos habla de que deben tener formación comercial y de gestión y administración de empresas, así como mantenerse informadas sobre cambios y modificaciones tanto de normativa, como de procesos y solicitudes telemáticas de la Administración.
En definitiva, necesitan tener conocimientos del sector y comprender todos los procesos para poder adaptarse de forma continua a los cambios que se producen en el entorno y afectan de forma directa o indirecta al negocio.
Entonces, el día que no viene, todo se convierte en un caos ¿es esto verdad?
Alvarez lo suscribe al doscientos por cien, nos asegura, ellos tienen un coordinador suplente, pero aún así se nota el descontrol cuando falta el titular, nos asegura. “Con la vorágine del día a día, es difícil cambiar la agenda para estar en el puesto de coordinación”.
Fluxá también admite esa realidad y nos confiesa que “al puesto de coordinadora se le suele dar poca importancia hasta el día que se pone enferma y te das cuenta de la cantidad de funciones que desarrolla”.
“Es que el papel que normalmente juegan afecta a casi todos los miembros de la empresa y por ello, el día que no viene efectivamente se revuelve todo el despacho”, apunta Falomir.
Aunque todos se lanzan a reconocer la importancia del puesto de coordinación dentro de la agencia, no todos admiten este extremo.
Manteca por ejemplo nos dice que en la nueva gestión de empresas ágiles, no tendría que ser un caos su falta, ya que el equipo de coordinación debe transmitir los conocimientos mínimos necesarios para que en su ausencia las tareas diarias que realiza las pueda asumir el resto del equipo sin problemas; si la documentación está compartida y actualizada, cualquier persona de la organización puede gestionarla. “Un buen equipo es en el que todos son importantes pero nadie es imprescindible” concluye Mª José.
Y en esta misma idea abunda Crespo, que asegura que en una agencia bien organizada, con protocolos y sistemas de trabajo, el equipo debe poder continuar con sus funciones de manera organizada. “Es verdad que el coordinador aporta gran ayuda y fluidez en el trabajo pero teniendo un buen sistema se minimiza el caos en su ausencia” nos asegura.
Es realmente admirable la optimización de procesos que con su trabajo puede conseguir una coordinadora inmobiliaria.
Ana Palacios
En fin, contar con un coordinador o coordinadora en la agencia no solo facilita la gestión y el trabajo de los agentes inmobiliarios, sino que supone una excelente propuesta de valor para la agencia, ya que mejora la productividad y la organización de todo el equipo como nos dice Palacios.
Por ello nos sumamos al cierre que nos brinda Julia y ¡Agradecemos el trabajo y desempeño de las coordinadoras inmobiliarias porque sin ellas nuestras oficinas no serían lo mismo!
Ana Álvarez
R®, CRS
Gerente de RK Playa Flamenca, en Orihuela Costa
Mi pasión se refleja en cada uno de los proyectos.
Nací en Alicante en 1984 y pasé toda mi infancia y adolescencia en Torrevieja. Realicé mis estudios universitarios en Granada. En el 2010, me uní a la empresa familiar y comencé a realizar labores de gestión hasta convertirme en CEO de la inmobiliaria en el 2015.
Considero que tengo gran capacidad de organización y de gestión de equipos de trabajo.
En la actualidad, estoy inmersa en la transformación del grupo empresarial hacia un plano más tecnológico y adaptado a las nuevas tendencias.
ana@inmoplayaflamenca.com
inmoplayaflamenca.com
Julia Carrillo
R®, CRS con Carla López
Gerente y Coordinadora respectivamente de Inmobiliaria Carrillo en Valencia
Julia lleva en el mundo inmobiliario más de 20 años. Le apasiona su trabajo y disfruta trabajando diariamente con personas. Sabe lo importante que es vender o comprar un hogar y es por ello que le pone todo el mimo posible para trabajar desde la empatía y la humildad.
“Mis comienzos no fueron fáciles y además no contábamos con los recursos que tenemos ahora, como internet o las redes sociales, luego vino la crisis y nos obligó a reinventarnos y salimos más fuertes. A día de hoy, sigo en el sector y espero estar muchos más años rodeada del equipo que he creado”.
julia@inmocarrillo.com
inmocarrillo.com
Esther Crespo
R®, CRS
Directora de Oficina en Áticos Inmobiliaria en San Fernando
Comencé a trabajar en el sector hace 18 años, en la Empresa Municipal del Suelo de San Fernando (Esisa) y hace 11 años me uní al equipo de asesores de Áticos Inmobiliaria.
Como directora de la oficina desde hace 3 años, estoy especializada en trabajar con vendedores y en la venta de promociones de obra nueva. Somos la agencia de referencia en San Fernando.
Me centro en brindar un servicio excelente a nuestros clientes, superando sus expectativas.
esthercrespo@aticosinmobiliaria.net
aticosinmobiliaria.net
Fernando Falomir
R®, CRS, Green, ABR
Gerente de Aincas en Castellón
Nací en Castellón en el año 1966, ya en 1986 conocí el Sector Inmobiliario en una Agencia local y desde entonces no me he desvinculado, abrí mi primera oficina en el año 2.000, pero fue en el 2010, en la presentación del famoso libro SOLD, cuando descubrí lo que de verdad era esta profesión, pasando a formarme, como CRS, REALTOR®, GREEN y ABR. Además soy Períto Judicial Inmobiliario, Experto en subastas, y he realizado cursos de Promotor e ICI, entre otras muchas formaciones. He asistido fielmente a Inmociónate e incluso a un Sell-a-Bration en Texas y espero repetir esa experiencia.
fernando@aincas.com
aincas.com
Roberto Fluxá
CRS
Gerente de Fincas Fiol, en Palma de Mallorca.
Con formación en Dirección de empresas, estrategia y negocio inmobiliario, inició su trayectoria como asesor inmobiliario en 1996 y desde ese instante le apasionó todo lo relacionado con el sector. Con más de 25 años de experiencia dirigiendo Fincas Fiol, proporciona un asesoramiento integral a los propietarios que desean vender sus propiedades prestando un servicio en el que la cercanía, la gestión eficiente y la atención personalizada son las claves del éxito y la confianza que los clientes depositan en su agencia.
central@fincasfiol.com
fincasfiol.com
Mª José Manteca
Direction & Business Partners Assistant de Vivendex en Barcelona
He trabajado en diferentes puestos en distintas Agencias Inmobiliarias. Tanto de Coordinadora como de Comercial de venta y alquiler. La perspectiva y la experiencia que se coge en cada uno de ellos te ayuda a desarrollar tu trabajo de una forma más empática y conocer exactamente cómo puedes ayudar y qué es lo que tus compañeros esperan de tí. Ahora mismo, estoy en la parte de desarrollo e implementación de procesos. Apasionada por el trabajo de calidad y búsqueda de nuevas tecnologías que nos ayuden en el trabajo diario, orientada a la excelencia de nuestro servicio.
mj.manteca@vivendex.com
vivendex.com
Ana Palacios
Coaching &training manager idealista
Madrileña, malagueña adoptada con alma creativa, inquieta y aventurera.
A través de la comunicación, la formación y el coaching, inspira y ayuda a personas, equipos y organizaciones a conseguir sus metas.
idealista.com
Más del autor
